Vážení,
touto cestou bychom Vás – naše klienty, návštěvníky webových stránek, zájemce o naše právní služby a účastníky našich seminářů – rádi informovali o způsobu, jakým při naší práci nakládáme s Vašimi osobními údaji. Rádi bychom Vás ubezpečili, že všechny osobní údaje zpracováváme v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména dle obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 (dále „GDPR“), a na to navazujících právních předpisů.
- Kdo je odpovědný za zpracování Vašich osobních údajů?
Lucie Demeterová, advokátní kancelář, ev. č. ČAK 16484, IČO: 04437390, se sídlem Palackého náměstí 113, Strakonice 386 01 (dále „AK“). V případě jakýchkoliv dotazů ke zpracování osobních údajů AK se, prosím, obraťte na e-mail: Ldemeterova@demeterlegal.cz.
- Jaké osobní údaje zpracováváme?
V souvislosti s poskytováním právních služeb potřebujeme celou řadu osobních údajů, a to nejen našich klientů, ale rovněž jejich zaměstnanců, obchodních partnerů, spolupracovníků, zákazníků či protistran. V rámci AK tak můžeme zpracovávat osobní údaje všech těchto osob, a to zejména v následujícím rozsahu:
- Adresní a identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, IČO, DIČ, adresa bydliště, místa podnikání, telefonický kontakt, e-mailovou adresu.
- Popisné údaje: údaje různé povahy související s poskytovanou právní službou, které jste nám poskytli nebo které jsme získali z veřejných rejstříků, orgánů veřejné moci atd.
- Citlivé osobní údaje: údaje související s poskytovanou právní službou, které jste nám poskytli.
- Údaje o třetí osobě: údaje o zaměstnancích, obchodních partnerech, zákaznících, protistran apod.
- AML údaje: údaje uvedené v článku 4 této informace.
Prosím, vezměte na vědomí, že pro správné nakládání s osobními údaji je nezbytné, aby osobní údaje, které jste nám poskytli, byly přesné a úplné. Prosíme Vás proto, abyste nás informovali o jakékoli změně v poskytnutých osobních údajích, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dní ode dne, kdy změna nastala.
- Proč tyto osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
AK zpracovává Vaše osobní údaje zejména z těchto důvodů:
- Uzavření smluv s naší AK a realizace práv a povinností z těchto smluv, tj. poskytnutí právní služby (např. smlouva o poskytování právních služeb, smlouva o advokátní úschově, registrace na školení a jeho realizace, sepsání plné moci, prodej vzorů dokumentů, příprava dokumentace dle Vašeho zadání (kupní smlouva, darovací smlouva), zastupování před soudy, správními úřady, při vyjednávání s protistranou, příprava vyjádření a jiné právní dokumentace.). Činíme tak na základě článku 6/1 b GDPR. Nemáte zákonem uloženou povinnost nám tyto osobní údaje poskytnout, ale bez jejich poskytnutí s Vámi nemůžeme smlouvu uzavřít, případně právní službu vůbec nebo řádně poskytnout. V této souvislosti může docházet rovněž ke zpracování citlivých osobních údajů, a to zpravidla na základě článku 9/2 f GDPR (tj. v souvislosti s určením, výkonem nebo obhajobou právních nároků).
- Plnění právních povinností advokáta na základě zvláštních zákonů (zejména dle zákona o advokacii, např. vedení spisu, evidence advokátních úschov atd.), a to na základě článku 6/1 c GDPR.
- Evidenční a organizační účely, ochrany oprávněných zájmů Advokáta, a to na základě článku 6/1 f GDPR – AK zpracovává osobní údaje ve svém oprávněném zájmu / v oprávněném zájmu třetí strany (např. evidování kontaktních informací, evidence pohledávek apod.). AK zpracovává osobní údaje ve svém oprávněném zájmu. Vůči tomuto zpracování lze vznést námitky.
- Marketingové účely (tj. přímý marketing (zasílání obchodních sdělení – oslovování klientů e-mailem, telefonicky, textovými zprávami, případně dalšími elektronickými prostředky, případně zasílání Tyto nabídky se týkají poskytování právních a jiných služeb AK), a to na základě článku 6/1 f GDPR. AK zpracovává osobní údaje ve svém oprávněném zájmu. Zasílání obchodních sdělení jste oprávněni kdykoliv odmítnout. Lze tak učinit na e‑mail: Ldemeterova@demeterlegal.cz.
- Evidence účetnictví (údaje k vystavování faktur a vedení účetnictví), a to na základě článku 6/1 c GDPR. AK musí plnit právní povinnosti, které ji ukládají právní předpisy. Poskytnutí údajů za tímto účelem je zákonným požadavkem. Jste povinni tyto údaje poskytnout.
- Organizace seminářů a online webinářů prostřednictvím aplikace Teams, kdy zpracováváme např. jméno, příjmení, kontaktní údaje (zejména e‑mailovou adresu), případně pracovní pozici, a to jednak na základě článku 6/1 b GDPR – z důvodu plnění smlouvy (tj. umožnění Vaší účasti na semináři/webináři, zasílání přístupových údajů, informací o semináři/webináři) a/nebo na základě článku 6/1 f GPDR – z důvodu oprávněného zájmu AK (tj. za účelem prezence účastníků, vedení evidence klientů, technického zajištění webinářů, zasílání záznamů z webinářů, zodpovídání dotazů účastníků apod.). Prosím, vezměte na vědomí, že při účasti na webináři není zapotřebí zadávat jméno, postačí přihlášení prostřednictvím zkratky či přezdívky. Ke zpracování Vašeho jména však může docházet, a to zejména v případě, že běžně užíváte outlook či jinou aplikaci o 365, když automaticky dochází k propojování těchto účtů. Ke zpracování však dochází výlučně za účelem technického zajištění webináře.
K výše uvedeným zpracováním není zapotřebí Vašeho souhlasu.
- Zpracování na základě souhlasu
AK může zpracovávat i jiné osobní údaje, a to na základě čl. 6/1 a GDPR – tj. Vašeho souhlasu. O zpracování dle souhlasu jste, není-li uvedeno přímo v této informaci, informováni přímo při jeho udělení, kdy je Vám sdělen rozsah zpracovávaných osobních údajů (tj. jaké údaje jsou zpracovávány a za jakým účelem). V ostatním se přiměřeně uplatní informace uvedené v tomto dokumentu.
Na základě souhlasu zpracováváme:
(i) Vaši e-mailovou adresu za účelem rozesílání newsletteru v případě, že nejste našim klientem. Tento souhlas jsme od Vás obdrželi e-mailem (např. ve formě žádosti o zasílání newsletteru).
Naše AK je povinnou osobou podle AML zákona a je povinna provádět opatření, které jí AML a/nebo jiný právní předpis ukládá v oblasti boje proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. V této souvislosti jsme povinni provádět zejména tzv. (i) identifikaci a (ii) kontrolu klienta u vybraných právních služeb, které jsou AML zákonem označeny za sledované činnosti. K tomu potřebujeme získat a uchovávat některé Vaše osobní údaje a pořizovat kopie dokladů, z nichž tyto údaje ověřujeme.
Dle AML zákona:
- zpracováváme všechna jména a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození a pohlaví, dále místo narození, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství; jde-li o podnikající fyzickou osobu, též její obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a identifikační číslo osoby, údaj o povolání a všechny další údaje uvedené ve formulářích, které jsme Vám předložili k podpisu (tj. formuláře Identifikace klienta, Kontrola klienta).
- pořizujeme kopie osobních dokladů, výpisů z účtů, kopie úvěrových smluv, kopie nabývacích titulů k nemovitostem, čestná prohlášení ohledně původu finančních prostředků apod.
- ověřujeme Vaše údaje v registrech, rejstřících, na veřejně přístupných webových stránkách a tyto informace uchováváme.
Právní služby – sledované činnosti, které v rámci naší AK zejména poskytujeme jsou:
- úschova peněz.
- právní služby spočívající v obstarání koupě/prodeje nemovitosti/podniku, obchodních podílů nebo jiného majetku, založení obchodní společnosti, aj.
Identifikaci provádíme zejména, pokud:
- hodnota Vašeho obchodu přesáhne 1000 EUR.
- shledáme Váš obchod podezřelým.
- při vzniku obchodního vztahu.
- při uzavření smlouvy o úschově.
Identifikaci provádíme u:
- fyzické osoby nebo fyzické osoby jednající jménem právnické osoby. Při první identifikaci musí být klient přítomen nebo lze využít tzv. zprostředkovanou identifikaci prostřednictvím služby „czech point“[2]. K identifikaci potřebujeme platný průkaz totožnosti, z nějž ověříme druh a číslo průkazu, stát, který jej vydal, dobu platnosti, Vaši podobu s fotografií na průkazu. Tyto údaje si zaznamenáme a pořídíme kopii průkazu.
- právnické osoby. Právnickou osobu identifikujeme dle platného výpisu z obchodního rejstříku nebo podnikatelského rejstříku. Doklad nesmí být starší 3 měsíců. Identifikace se provede za přítomnosti zastupující osoby, která je oprávněna zastupovat právnickou osobu a identifikujeme dle předchozího bodu.
- klienta, který je zastoupen na základě plné moci, identifikujeme zmocněnce výše uvedeným způsobem za současného předložení plné moci. Pokud jste zastoupen zákonným zástupcem, provádí se identifikace způsobem uvedeným pod bodem (i).
V rámci identifikace zjišťujeme, zda nejste politicky exponovanou osobou nebo zda vůči Vám ČR neuplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí.
Je Vaší zákonnou povinností se identifikaci podrobit. Pokud identifikaci odmítnete, nedoložíte potřebné dokumenty nebo neposkytnete součinnost k provedení kontroly, musíme bohužel obchod (poskytnutí právní služby) odmítnout, případ nepřevzít nebo poskytování právní služby ukončit.
AML údaje budou zpracovávány po dobu 10 let po uskutečnění obchodu mimo obchodní vztah nebo ukončení obchodního vztahu.
Kontrolu klienta provádíme, abychom:
- získali informace o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu.
- zjistili vlastnickou/řídící strukturu klienta a jeho skutečného majitele, zejména v případě právnické osoby a přijali opatření ke zjištění a ověření totožnosti skutečného majitele.
- průběžné sledovali obchodní vztah, včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda obchody jsou v souladu s tím, co je povinné osobě známo o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu.
- přezkoumávali zdroje peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká.
- v rámci obchodu s politicky exponovanou osobou přijali přiměřená opatření ke zjištění původu jejího majetku.
- Cookies
Cookies jsou malé textové soubory, které vytváří web a ukládá je do zařízení používané subjektem údajů. Zařízení je pak identifikováno, když se subjekt údajů na web vrátí. Obvykle se do cookies nahrávají uživatelské předvolby (například jazyk zvolený na stránce) nebo nějaký stav věci (např. volba preferencí apod.).
AK používá pouze následující cookies:
Funkční: Za účelem fungování Webu (technické cookies). Takové technické cookies jsou nezbytné, aby web fungoval tak, jak má. Ukládání technických cookies je v oprávněném zájmu Poskytovatele, a k jejich použití není zapotřebí souhlasu subjektu údajů. Subjekt údajů je oprávněn vznést námitku proti používání cookies. Omezení cookies může vést ke snížení kvality fungování Webu.
O cookies jste rovněž informování v rámci „vyskakovacího okna“.
- Jak AK zpracovává Vaše osobní údaje a komu je může poskytnout?
Zpracování osobních údajů probíhá za použití automatizovaných prostředků i manuálně. Osobní údaje jsou zpracovávány:
- zaměstnanci AK.
- externími zpracovateli, se kterými AK spolupracuje, a s nimiž má uzavřenou řádnou smlouvu o zpracování osobních údajů. Jedná se např. o poskytovatele externích účetních služeb, či cloudových služeb. S ohledem na změny v osobách zpracovatelů / větší množství zpracovatelů, budete o zpracovatelích informováni na základě žádosti.
Prosím, vezměte na vědomí, že:
- S ohledem na charakter poskytovaných právních služeb a pro naplnění účelu právních služeb jsou osobní údaje předávány příjemcům – soudům, správním úřadům, protistranám, zákazníkům, obchodním partnerům a jiným fyzickýma a právnickým osobám. Bez tohoto předání nelze právní služby zpravidla poskytnout.
- Osobní údaje mohou být také poskytnuty subjektům nebo orgánům, které jsou v souladu s příslušnými právními předpisy oprávněny požadovat sdělení osobních údajů. Při takovém předání však advokát vždy respektuje zákonem uloženou povinnost mlčenlivosti.
- Vzhledem k tomu, že AK využívá cloudových služeb společnosti Microsoft, konkrétně aplikace „Office 365“, mohou být údaje ukládány na uložištích mimo EU, osobní údaje jsou tak předávány do třetích zemí. K předávání však dochází s dostatečnými zárukami, kdy společnost Microsoft je součástí tzv. Privacy shield. Bližší informace jsou k dispozici na https://privacy.microsoft.com/cs-cz.
- AK ve vztahu k osobním údajům respektuje zásady zabezpečení ochrany osobních údajů; osobní údaje jsou řádně zabezpečené a chráněné před zneužitím.
- V souvislosti s využitím aplikace Teams pro zajišťování webinářů mohou být s ostatními účastníky webináře sdíleny údaje, pod, kterými jste se k webináři přihlásili, případně Váš obrazový záznam, pokud jste si z vlastního rozhodnutí ponechali zapnutou kameru (zapnutí kamery není podmínkou AK a je zcela dobrovolné).
- Jak dlouho bude AK uchovávat Vaše osobní údaje?
AK bude Vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání smluvního vztahu, po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, po dobu existence oprávněného zájmu AK, případně po dobu, než uplynou příslušné lhůty stanovené pro uplatnění či ochranu práv AK. Konkrétní informace budou sděleny na žádost.
V případě, kdy ke zpracování bude docházet na základě souhlasu, tak po dobu v souhlase uvedenou. Není-li doba udělení souhlasu uvedena přímo v souhlasu, platí, že souhlas je udělen na 3 roky. Prosím, vezměte na vědomí, že souhlas udělujete dobrovolně a můžete jej kdykoliv odvolat na výše uvedeném kontaktu.
- Jaká jsou Vaše práva?
Máte právo na:
- zpřístupnění zpracovávaných osobních údajů, opravu nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů.
- odvolání souhlasu ohledně zpracování osobních údajů.
- výmaz osobních údajů, pokud pomine účel či právní důvod pro jejich zpracování.
- omezení zpracování osobních údajů; současně máte právo vznést námitku proti zpracování v případě zpracování na základě oprávněného zájmu.
- poskytnutí informace o třetích osobách, kterým byly osobní údaje zpřístupněny.
- získání osobních údajů ve strukturovaném, strojově čitelném formátu, abyste mohli data dále využívat Vy nebo jiný správce osobních údajů.
- oznámení ohledně porušení zabezpečení osobních údajů, pokud takové porušení představuje vysoké riziko pro jeho práva a svobody, ledaže se nám povedlo již zavést technická a organizační ochranná opatření nebo opatření, která zajistí, že vysoké riziko se pravděpodobně neprojeví.
V případě, že se domníváte, že AK při zpracování osobních údajů porušila právní předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo se domáhat soudní ochrany
Informace je platná ke dni: 1. 6. 2022
[1] 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů.
[2] Zprostředkovanou identifikaci provádí notář nebo Czech POINT. Do AK následně doručíte veřejnou listinu o provedené identifikaci.